年度計畫的「兩個不是」和「兩個必須」
建立正確觀念讓年度計畫有效達成
新年新希望。又到了每年的一月，企業提出年度計畫的 高峰時節。曾經在企業，特別是大企業工作過的人，對 以下的畫面應該都很熟悉。
首先是有人花了很多時間起草、討論、修改，產出近百 張ptt的年度計畫。然後一堆人關在會議室裡(有時如 果公司賺錢，或是大老闆心情特別好，還會選在風光明 媚的渡假勝地開會，想說讓大家放輕鬆，順便犒賞一年 的辛勞。結果當然是並沒有)。最後花兩天時間彼此批 判鬥爭，為了計畫裡面的數字細節，爭得面紅耳赤。好 不容易，計畫終於定案了。然後呢？然後那一年就再沒 有人管那份計畫了。 因為有太多這樣不美麗的回憶，所以很多人早已經練出 把年度計畫當成娛樂老闆的作文比賽，「他強任他強， 清風拂山崗；他橫任他橫，明月照大江」的淡定態度。 但是年度計畫的宿命真的就只能這樣嗎？以我多年協助 企業進行年度策略規劃的經驗，我認為「計畫無用論」 是企業界最大的冤案。因為只要建立以下正確觀念，計 畫的確可以成為提升經營績效的有效工具。
「兩個不是」和「兩個必須」
一、兩個「不是」 第一個「不是」：年度計畫不是算命，比誰準。 年度計畫最常被批評的就是年初的預測，到年底來看根本不准，是個笑話。
但其實年度計畫的重點根本就不 是在預測得准或者不准。反而就是因為企業經的環境 變化越來越快，而且很難猜得準，所以企業需要有效 的機制，讓團隊成員之間：
1.充份共享資訊
2.了解彼此想法
3.盤點所有資源
有了這樣的準備，在環境產生改變的時候團隊就能夠 有效因應。美國前總統艾森豪曾經說過「plans are nothing，planning is everything」。說的就是這樣 的觀念。艾森豪承認寫出來的那些計畫書之類的文件 (plans)，基本上沒什麼用(nothing)。但規劃(planning) 過程當中，團隊所進行的前瞻性思考以及開放的溝 通，才是真正的重點(everything)。所以如果做年度 計畫的時候，老闆只是寄表格給部屬，部屬寫完之 後交回給老闆，彼此之間沒有討論溝通，甚至辯論 (對！有時候辯論很重要。當老闆的你，接受部屬和 你辯論嗎？)，那麼這些最後產出的文件，真的就是 nothing。
第二個「不是」：年度計畫不是目標的分解 我曾經看過一家公司台灣區業務部的年度計畫是這樣 （見圖表１），天啊！我的眼睛看到了什麼？以上這個例子就是標準的目標分解，也是標準的垃圾計畫。 計畫是為了達到目標，但是目標一旦確定之後，最不 需要被管理的，卻就是目標。因為目標是果，行為是 因。管理的重點是掌握這些因(行為)，然後產生果(績 效)。而不是把大目標轉成中目標，中目標再轉成小 目標，這種無間道式的輪迴。所以確定目標之後，要 往下分解的必須是某些關鍵行為。這些行為大致可以 分成以下3類： 1.必須解決的重要問題 2.必須掌握的關鍵資源 3.必鬚髮展的關鍵能力 只有當計畫被分解到行為層次的時候，這個計畫才有 意義，也才可被管理。
二、兩個「必須」
第一個「必須」：行動和目標之間必須有邏輯上的緊 密關聯。 有位同仁今年目標是「業績做到1000萬」，而行動 項目之一是「多益考到800分」。那我們就要問，多 益考800分當然不錯啊！問題是這樣的成績和業績有 什麼關係？ 如果這位同仁的工作完全不需要用到英文，那麼學好 英文這件事就是屬於自我成長的領域。絕對是好事， 但也絕對和績效無關。多益考到990滿分，業績可能 一樣爛。 再比方說，如果目標是「產品不良率降到0.5%以 下」，而行動項目是「全員取得某種技術證照」。
那要問的就是，之前的不良產品，有多少比率是因為 人員操作失誤所造成的？如果之前的產品不良原因， 有大部份是因為機械老舊所造成，那麼人員訓練得再 好，也於事無補。所以計畫不是作文比賽，而是建立 在事實的理性溝通及分析。
第二個「必須」：必須接受公司資源有限的現實 經理人的天職是「限制條件下求最佳解」。如果你的 公司資源無窮，要什麼有什麼，那其實你也沒什麼價 值了。反正凡事開外掛，過不了關就課金買裝備，那 算什麼高手？我也看過另一種垃圾計畫，長篇大論， 但中心思想就只有一個：我的部份都很好，問題之所 以還沒解決，是因為公司不給資源。舉例來說，客服 單位要達到零客訴的目標，其實也不難。只要把握一 個原則就好：不管客戶要什麼，我們都給。 這種孝感動天的服務，客戶當然滿意。但公司很快也 會倒閉。所以在公司資源有限的條件之下，思考如 何透過創意和努力仍能完成目標，這才是有價值的計 畫。而要做到這點，就又和第一個「不是」所提到的， 透過「planning」的過程，團隊共享資訊、增進了解， 盤點資源，這三點息息相關。
觀念對了計畫就成功一半
以上這兩個「不是」和「必須」的觀念都搞清楚了， 那計畫就很有機會成為企業提升績效的好工具。但是 當然這只是開始，還有很多步驟以及「眉眉角角」要 到位，才能真正要發揮年度計畫的威力。這部份今天 篇幅有限，就留待以後有機會時再談吧！ ■